今夜もまたタクシー帰り？効率よく仕事を進めるには？〜中級編〜
こんにちは。
デキる大人編集部のあきとです。
仕事が多くて終わらず終電で帰る毎日。
初めは家族も夕食を作って待っててくれたが、
終いには夕食すら作られなくなったので、帰り道に寂しくラーメンを食べて帰る。
そんな生活送っていませんか？
日々の仕事を少しでも効率よく終わらせて、少しでも帰宅時間を早めませんか？
前回は効率よく仕事を進めるための初級編を書きました。
まだチェックしていない方はコチラ！！
まだ残業なんてしているの？効率よく仕事を進めるには？〜初級編〜
そして今回は中級編になります。
少しお仕事に慣れてきたという方に見ていただければ嬉しいです。
効率よく仕事を進めよう
1.大きな仕事はタスクを細かく管理する
2.1秒でも時短することを心がける
3.業務をテンプレート化する
4.マルチタスクは必ず避ける
5.信頼できる仲間に助けを求める
6.決断は可能な限り早く
上記6点を順にご紹介していきます！
1.大きな仕事はタスクを細かく管理する
タスクを書き出す際、大雑把に書き出してしまうと作業にかかる時間が把握しづらくなります。
わかりやすく説明するために、
海外旅行にいくというタスクがあったとしましょう。
旅行にいくまでにしなければならないこととはなんですか？
パスポートを取得する、飛行機を予約する、ホテルを予約する、保険に入る、お金を両替するetc.
一言で旅行をするといっても、細かく考えるとこんなにタスクがありますね。
作業を大雑把にしか把握していないと、これもやらないとあれもやらないとと後からやらないといけないことが出てきて予想以上の時間が取られることがあります。
１つの仕事をある程度細分化し、作業ベースで把握できるようになるだけでも作業効率のコントロールがしやすくなります。
ですので、仕事を振られた際はできる限り細かなタスクを書き出して管理することを徹底しましょう。
2.1秒でも時短することを心がける
仕事に慣れてきたら、次はそれを短い時間でできないか工夫しましょう
例えばパソコンのコピー&ペースト。
「右クリック→コピー」「右クリック→貼り付け」この動作は早い人でも5秒ほどかかってしまうと思います。
ただショートカットキーを使えば「Control + C」「Control + V」と簡単な動作になるので２秒で終わるようになります。
たった3秒の差ですが1日に何度も繰り返し行う作業になりますので
１日単位でみると何分も短縮することが可能です。ましてや1年単位にすると大きな差になることは間違い無いでしょう。
時短ができる方法を考えたり探すのには時間がかかりますし、慣れていることをやめて、新しいことを覚えるのにも苦労をしますが、将来における膨大な時間を節約できるとしたら、時短のために時間をかけるって有意義だとも思いませんか？
今の時代はインターネットがありますので、このような事は調べればやり方などいくらでも出てきます。
また面倒な単純作業もツールを使えばすぐに終わる可能性があります。
自分が普段から行なっている作業が効率よく終わらすことができないか
考える癖をつけていきましょう。
3.業務をテンプレート化する
似たような仕事をよく引き受ける場合は、ある程度テンプレート化しておくことで作業時間を大幅にカットできます。
また、新しい仕事を任された時は後々似たような仕事を任された時のために、考え方、作り方、まとめ方、などのテンプレートを一緒に作ってしまうと二度手間にならずに効率化が行なえます。
また自分の手が空いていない時に人に仕事を任せようとした際にもテンプレート化されていれば簡単に教えることができます。
テンプレート化することは面倒で時間もかかりますが、後々役に立ちますので
仕事を進めていく際は可能な限りテンプレート化することを心がけましょう。
4.マルチタスクは必ず避ける
多くの研究結果がマルチタスクは効果的じゃないと証明しています。
マルチタスクの状態はIQが15まで下がるという研究結果も出ているくらい作業効率は下がるのです。
確かに、ふたつのことを同時進行すると、どちらも中途半端に終わってしまいますよね。
効率良く仕事ができる人は、ひとつのタスクにとことん集中します。
ひとつを完璧にこなしてから次のタスクに手をつけましょう！
5.信頼できる仲間に助けを求める
ただ忙しい人は、自分のタスクをこなしたいからこそ助けを求めます。
一方で、効率よく仕事ができる人は、相手の実力や経験、そして考え方に信頼を置いているからこそ助けを求めます。
どんな関係も、相手を尊重することが大切です。互いに信頼できる関係を築くためには、自分から先に敬意を示しましょう。
効率良く働きたければ、刺激的で意欲があり、信頼できる人たちを周りに置きましょう。すると、彼らもあなたから刺激をうけるようになるはずです。
6.決断は可能な限り早く
優柔不断だから仕事が長引くということがあります。
決めることを先送りにしていると、いつまでたっても終わりません。
まずは小さなことから、すぐに決める、というクセづけを。たとえその決断が間違いでも決断するという力は確実につきますし、積み重ねれば判断力自体の精度も向上。仕事にかかる時間も短縮できます
いかがでしたか？
きっと読んでいただいた方の中にはマネージャー職の方もいるのではないでしょうか。
そのような方には上記の6点をマスターしていただき、
マネジメントに注力していただければと思います。
今回も何度かタスクの話が出てきましたが
自分のタスクをしっかりと管理できない人が他人のタスクを管理できると私は思えません。
そのためマネージャー職の方も今後マネージャー職になりたい方も上記の6点は必ずマスターし、部下の指導に精を注いでください。
ここで一つ私が書いていて、ふと思い浮かんだ本を紹介します。
こちらの本はただ漫然と仕事をするのではなく、作業のすべてを「仕組み」化してしまうことで作業効率をあげる方法論が書かれております。
『「仕組み」整理術』でもおなじみの著者が、今回は仕事を楽にするシステムを提唱しています。
「仕組み化」とは「誰が、いつ、何度やっても、同じ成果が出せる」システムをつくること。これさえやってしまえば、自分の作業がスピードアップするだけでなく、複数の担当者で仕事を分担することもでき、さらにクオリティのばらつきも減らせるというわけです。
仕事中、次のタスクに進むたびに手を止めて上司に確認する間や、ファイルを探す作業に費やす時間のロスを考えてみてください。「『仕組み化』をせずにただひたすら作業に取り組んだ場合、その作業に費やされる時間の9割はこうした無駄な時間です。」という一節を私は今も忘れません。
「自分がやっている業務をチェックシートにする」「作業部分と頭脳労働の部分を分けて考える」など、仕組み化の具体的なノウハウを実践するだけで、驚くほど安定した業務効率が実現でき、そのぶん時間に余裕が持てるようになります。部下に仕事を効率的に振るべき、マネージャーにおすすめの一冊となります。
リンクは貼っておりませんので、
もし購入されたい方がいらっしゃいましたら、ご自身でお調べください。笑
今後はそのほかにもオススメの本がありましたら、随時紹介していきます。
逆に読んでいただいている方でオススメの本などあるって方らっしゃいましたら、
ぜひご連絡ください。
